Zu hohe Betriebskosten

Abfluss- und Leistungsprinzip

Das Abflussprinzip erlaubt es dem Vermieter, die Kosten anzusetzen, die im Abrechnungszeitraum anfallen – unabhängig davon, ob die Leistung im selben Zeitraum verbraucht oder in Anspruch genommen wurde. Bei den sogenannten kalten Betriebskosten darf der Vermieter nach Abflussprinzip umlegen.

Bei den Heiz- und Warmwasserkosten ist dies allerdings unzulässig. Dort muss nach Leistungsprinzip umgelegt werden. Nach dem Leistungsprinzip dürfen in der Abrechnung nur die Kosten angesetzt werden, die auch in diesem Abrechnungszeitraum verbraucht oder in Anspruch genommen wurden.

Abrechnungsfrist

Die Betriebskostenabrechnung muss vom Vermieter innerhalb eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraums erstellt werden. Nach Ablauf dieser Frist ist eine Nachzahlungsforderung ausgeschlossen. Nur in Ausnahmefällen kann sich der Vermieter darauf berufen, dass er die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat. Ist der Wohnungseigentümer Teil einer WEG (Wohnungseigentümergemeinschaft), kann er eine verspätete Betriebskostenabrechnung nicht damit entschuldigen, dass die WEG die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen hat.

Es gibt Mietverträge, in denen die Abrechnungszeiträume für kalte Betriebskosten und für warme Betriebskosten unterschiedlich sind. Das ist zulässig. Hier laufen die Abrechnungsfristen also auch unterschiedlich.

Betriebskostenspiegel

In einigen Bundesländern – etwa in Berlin – gibt es Erhebungen zur Höhe der Betriebskosten, den so genannten Betriebskostenspiegel (mehr dazu in diesem Artikel).

Allerdings: Die im Betriebskostenspiegel aufgeführten Werte sind nur Anhaltswerte. Sie sind nicht verbindlich. Werden die hier angegebenen Kosten in der Betriebskostenabrechnung überstiegen, können Mieter*innen also nicht automatisch von der Fehlerhaftigkeit der Abrechnung ausgehen. So hängen z.B. die Heizkosten vom individuellen Verbrauchsverhalten und auch von der Gebäudesubstanz ab. In einem ungedämmten Bau aus den 1960er Jahren werden die Heizkosten in der Regel höher liegen als in einem Neubau. Auch die Art der Heizung (Fernwärme, Öl oder Gas) spielt eine Rolle.

Generell gilt: Zwar muss der Vermieter das Wirtschaftlichkeitsgebot beachten, aber das bedeutet nicht, dass er immer das günstigste Angebot annehmen muss. Er kann auch nach anderen sachgerechten Kriterien wie „bekannt und bewährt“ einen Versorger auswählen. Läuft ein Versorgervertrag über mehrere Jahre, ist es ihm ohnehin verwehrt, den Versorger zu wechseln. Kommt es zu einem Rechtsstreit über die Zulässigkeit der Betriebskostenhöhe, ist daher die vermeintliche Nichtbeachtung des Wirtschaftlichkeitsgebots in der Regel ein stumpfes Schwert.

Fälligkeit der Abrechnung und Fälligkeit der Nachzahlung

Die Abrechnung über den Abrechnungszeitraum muss den Mieter*innen zwingend vor Ablauf von weiteren 12 Monaten zugehen. Anderenfalls ist eine Nachzahlungsforderung ausgeschlossen. Selbstverständlich kann und muss der Vermieter auch bei Verspätung noch die Abrechnung erstellen. Aber er kann dann keine Nachforderung mehr geltend machen.

Wann die Nachzahlung fällig ist, hängt vom Einzelfall ab. Erhebt der/die Mieter*in keinerlei Einwände, so wird in der Regel 4 Wochen nach Erhalt der Abrechnung die Fälligkeit angenommen. Bei einer fehlerhaften Abrechnung wird allerdings keine Nachzahlung fällig. Das Problem ist jedoch, dass nicht jeder Fehler eine Nachzahlung vollständig zu Fall bringt. Auch ist es mitunter schwierig, den Fehler in der Abrechnung sofort aufzeigen zu können.

Im Zweifel bietet es sich an, die Nachzahlung unter Vorbehalt zu zahlen und dann die Abrechnung genauer zu prüfen. Nur bei offenkundigen Fehlern kann man sicher sein, dass keine Nachzahlung fällig ist.

Formelle Ordnungsmäßigkeit der Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung soll Mieter*innen in die Lage zu versetzen, die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachzuprüfen. Hieran orientieren sich Form und Gestaltung der Betriebskostenabrechnung.

Um der Form zu genügen, muss eine Betriebskostenabrechnung folgende Mindestangaben enthalten:

• Abrechnungszeitraum und Zeitpunkt der Erstellung
• Angabe der abzurechnenden Wohnung
• Kenntlichmachung des Vermieters oder Verwalters als Aussteller
• Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels
• Berechnung des Anteils des Mieters
• Abzug der Vorauszahlungen

Die formellen Anforderungen wurden von der Rechtsprechung gelockert. So muss eine etwaige Vorverteilung nicht mehr in der Abrechnung angegeben werden. Auch Vorwegabzüge müssen nicht mehr aufgeschlüsselt werden. In einer Betriebskostenabrechnung nach Fläche muss der Vermieter die unterschiedlichen Gesamtwohnflächen nicht erläutern.

Erhöhte Vorauszahlungen

Das Gesetz besagt, dass nach einer Abrechnung jede Partei einseitig die Höhe der Betriebskosten-Vorauszahlungen anpassen kann. Hier schlummert hohes Risikopotential, denn nach der Rechtsprechung kann der Vermieter den Mietvertrag kündigen, wenn Mieter*innen die erhöhte Verauszahlung zu Unrecht nicht leisten. Andererseits können Mieter*innen die Vorauszahlung auch einseitig herabsetzen, wenn die Betriebskostenabrechnung ein Guthaben ausweist.

Viele Vermieter erhöhen aktuell – auch ohne konkreten Bezug zu einer Betriebskostenabrechnung – die Vorauszahlungen. Sie begründen dies mit den gestiegenen Energiekosten. Ob dies zulässig ist, muss noch gerichtlich geklärt werden.